Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise, l’archivage est une nécessité.
Définition de l’archivage
L’archivage est défini par l’ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à savoir :
- ranger ;
- trier, organiser, classer ;
- conserver, sécuriser.
La gestion des archives inclut donc :
- le traitement des documents, de leur émission à leur destruction ;
- le choix du support d’archivage ;
- la traçabilité et la mise en sécurité des archives.
L’archivage des documents est une activité qui concerne toutes les entreprises et qui doit être strictement encadrée.
Classification
L’archivage répond à des règles : il doit être organisé, précis et régulier. Un bon archivage permet de retrouver n’importe quel document rapidement.
Types d’archivages
Il existe plusieurs types d’archivage :
- l’archivage physique de documents papiers ;
- l’archivage numérique : le stockage en ligne.
Types d’archives
On recense :
- les archives courantes ;
- les archives intermédiaires ;
- les archives définitives.
Données concernées
Les documents d’archive destinés à être produits peuvent concerner :
- Les données concernant l’organisation d’une entreprise (comptabilité, gestion du personnel, fournisseurs, clients, etc.).
- Les données destinées aux organismes sociaux, fisc et audit.
- Les données indispensables en matière de contentieux.
- La mémoire historique.
La gestion de l’archivage
Toutes les entreprises qui font appel à l’archivage possèdent :
- Un plan de classement des archives papiers et des archives numériques.
- Une politique de conservation de ces archives.
Une priorité est accordée selon l’importance des données à archiver. Elle prend en compte :
- La sensibilité de l’information (confidentialité).
- La fréquence de consultation selon le type de données.
Ces méthodes de gestion de l’archivage doivent permettre l’accessibilité et faciliter la consultation des documents archivés.
Archivage et normes ISO
L’archivage répond à une norme ISO : la norme ISO 15489. Cette norme garantit :
- le choix et le respect des plans de classement ;
- la sécurité des archives ;
- la sécurité des supports de conservation ;
- l’organisation et la gestion des archives ;
- le respect du calendrier des archives.
D’autres normes ISO peuvent concerner l’archivage :
- la norme ISO 22310, qui régule la rédaction des documents officiels ;
- la norme ISO 23081, qui régule les enregistrements de données.