Pour une parfaite gestion des données, l’archivage doit répondre à une organisation drastique : c’est pourquoi l’entreprise d’archivage est une aide précieuse.
Les services de l’entreprise d’archivage
Pour divers motifs, il peut être fait appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage de données ou de documents. L’archivage peut être confié à une entreprise qui devra être capable, à tout moment, de restituer les données que son client lui a confiées.
Cela peut être pour :
- Justifier de son activité en fournissant des documents à tout organisme demandeur. En cas de litige, l’entreprise doit produire toutes les pièces nécessaires à la défense de ses intérêts,
- Mémoriser les données pour les communiquer aux différents acteurs participant au fonctionnement de l’entreprise (clients, salariés, partenaires, etc.),
- Réutiliser les données afin de faciliter les recherches d’informations dans le cas de l’étude d’un nouveau projet.
Les enjeux de l’archivage
L’archivage est un procédé qui consiste à conserver les informations sécurisées pour les réutiliser en cas de nécessité. Il est prépondérant dans la lutte contre les risques en matière :
- Juridique : l’absence de données archivées pourrait être préjudiciable pour l’entreprise. De même, l’exactitude des informations transmises à un juge ou un audit doit être retenue comme élément de preuve valide.
- Technique : les différents outils informatiques servant au stockage des données doivent être fiables afin de permettre une conservation sur le long terme.
- Logistique : pour minimiser le temps de recherche et rendre les données exploitables, l’entreprise doit détenir du matériel approprié.
- Sécuritaire : pour garder la confidentialité des données, il y a lieu de les protéger en utilisant les méthodes les plus adaptées.
- Financier : l’inexactitude ou l’absence de données peut générer des coûts inutiles pour l’entreprise (amende, redressement fiscal, condamnation judiciaire, voire coût de gestion du personnel important).
Les obligations de l’entreprise d’archivage
Traçabilité et sécurité des données
Afin d’assurer une parfaite restitution des données dans le cadre d’un audit ou dans un contexte juridique, il importe qu’elles soient conservées dans leur intégralité depuis leur date de création.
Selon la loi 2000-230 du 23 mai 2000, quatre éléments sont à prendre en compte :
- Clarté des données.
- Totalité du contenu depuis sa création.
- Identification du ou des auteurs de l’information.
- Durabilité des documents.
Maîtrise des volumes à traiter
Quel que soit le type de documents à conserver, la maîtrise des volumes est indispensable pour :
- définir des priorités lors du stockage des données ;
- déterminer les besoins de stockage afin de minimiser les coûts.
Accès aux informations
L’exigence d’accès au contenu de l’information est explicité ainsi :
- Les droits d’accès partiels ou totaux en fonction du profil du demandeur.
- La facilité de recherche : quelles que soient les méthodes employées (informatisées ou manuelles), il est nécessaire que soient utilisés les outils mis à disposition.