Pour votre entreprise, vous avez tout intérêt à disposer d’un logiciel de gestion de stocks et d’un logiciel d’archivage.
Fonctionnalités d’un logiciel d’archivage
Lorsque les archives sont trop nombreuses, les entreprises ou les collectivités sont amenées à investir dans un logiciel d’archivage.
Le logiciel d’archivage donne en temps réel et avec précision :
- le contenu des archives ;
- l’emplacement de chaque document ;
- les dates de création, d’utilisation et d’archivage de chaque document ;
- les mouvements de consultations des archives.
Le logiciel d’archivage permet donc de :
- rechercher un document d’archive ;
- obtenir des statistiques ;
- sécuriser le contenu des archives.
Logiciel d’archivage et sécurité
Certaines archives ne sont pas disponibles au grand public, c’est pourquoi les logiciels d’archivage peuvent protéger les documents sensibles en limitant leur consultation.
Les logiciels proposent :
- la traçabilité des opérations ;
- la création d’identifiant et de mot de passe afin de contrôler et de filtrer les accès.
Les différents types de logiciels
Le marché des logiciels d’archivage est aussi varié que celui des logiciels de gestion des stocks. Selon la nature des documents d’archives, chaque entreprise ou administration a des besoins très spécifiques.
Par conséquent, les sociétés qui commercialisent des logiciels d’archivage adaptent leur service au secteur professionnel de ses clients. Il est possible de s’équiper d’un logiciel d’archivage :
- santé ;
- assurance, banque ;
- service, administratif.
Bon à savoir : des modules complémentaires et personnalisés peuvent être créés pour un client.