Gérer l’archivage des documents est une activité stricte qui répond à un processus propre à chaque entreprise.
La gestion de l’archivage des documents se fait en 4 étapes :
- l’identification et l’authentification de chacun des documents d’archives ;
- le stockage des archives ;
- la conservation et la consultation des archives ;
- la destruction ou le classement final des documents archivés.
Archivage des documents : identification et authentification
L’identification des documents à archiver est automatique. L’identification est nécessaire, puisqu’elle détermine l’authenticité des archives et donc les conditions de conservation qui seront utilisées.
Pour authentifier les documents d’archives, les dater et s’assurer qu’ils n’aient pas été modifiés, les professionnels peuvent faire appel à des techniques telles que le microscope, le carbone 14 ou le rayon X.
Stockage des archives
Le stockage et l’archivage des documents d’archive doivent être strictement organisés. Les documents archivés doivent être faciles à retrouver et ne pas se détériorer.
Pour cela, il existe différents types de rangement :
- armoire de stockage, bac de stockage ;
- boîte d’archivage, rack de stockage ;
- palette de stockage, container de stockage.
Archivage des documents : conservation et consultation
Tout comme la gestion des archives, la conservation et la consultation des documents archivés sont soumises à des règles strictes afin de ne pas les perdre ou les détériorer.
Dans les grands centres de conservation des archives, toutes les personnes qui veulent consulter des documents archivés papier sont inscrites sur un registre. Les documents consultables sont quant à eux protégés.
Destruction ou classement final des documents archivés
Tous les documents archivés sont uniques et ne répondent pas aux mêmes règles de conservation. Certaines archives se conservent 5 ans, d’autres 10 ans ou à vie.
C’est le département des archives qui gère le classement final ou la destruction des documents archivés.