L’archivage mail est, de la même façon que la gestion électronique des documents, le stockage en ligne et le disque de stockage, l’un des éléments centraux du stockage numérique.
Archivage des mails : l’évolution du contenu
Autrefois simple moyen de communication, les mails sont devenus de véritables outils de travail. Aujourd’hui, les mails contiennent :
- des données légales ;
- des documents fiscaux commerciaux ou administratifs ;
- des contenus confidentiels.
Utilité et enjeux de l’archivage
La motivation principale de l’adoption d’un système d’archivage des mails est la réduction des volumes stockés. Aussi, au même titre que les archives, le stockage des mails doit être sécurisé et répondre au protocole mis en place par l’entreprise.
Tous les mails stockés doivent également pouvoir être retrouvés facilement. Le logiciel d’archivage est souvent utilisé à cet effet. Il peut aussi :
- réduire automatiquement les mails archivés et leur(s) pièce(s) jointe(s) ;
- les détruire automatiquement à la fin de leur utilisation.
Aspects légaux de l’archivage des mails
L’archivage de mail répond également à des impératifs légaux. Les entreprises doivent :
- pouvoir retrouver et émettre les documents légaux demandés ;
- préserver les données personnelles des salariés et des clients ;
- et, d’une façon annexe, être en mesure de détruire facilement tous les mails qui ne sont plus utiles à l’entreprise.